Politique sur la protection des renseignements personnels

Promeric Technologies Inc., son département BankExMD et ses entreprises affiliées (collectivement « Promeric ») reconnaissent l’importance de la protection des renseignements personnels et la nature délicate de l’information personnelle. Cette politique sur la protection des renseignements personnels décrit la manière dont nous gérons et protégeons l’information personnelle et dont nous aidons à protéger la vie privée des personnes sur qui nous amassons de l’information personnelle que nous utilisons et divulguons.

INFORMATION PERSONNELLE

« L’Information personnelle » est toute information qui vous identifie ou par laquelle il serait possible de déduire votre identité. Cela n’inclut pas votre adresse professionnelle, votre titre professionnel, votre désignation professionnelle ou votre numéro de téléphone professionnel. Cependant, cela inclut l’information telle que votre nom et votre adresse résidentielle, votre historique financier et votre historique de crédit, votre âge, votre sexe et votre adresse de courriel qui comprend votre nom.

Objectifs de la collecte de l’Information personnelle

Nous amassons l’Information personnelle des personnes lors des procédures relatives à l’insolvabilité en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (la « LFI ») pour fournir des logiciels informatiques et autres services à ces personnes, à leur syndic de faillite et à leurs créanciers.

Nous amassons également de l’Information personnelles auprès des employés et des agents des syndics de faillite (les « Représentants de syndic ») pour offrir des services aux syndics et pour faciliter la communication par courriel entre Promeric, les syndics de faillites et les créanciers dans le cadre des procédures de faillite en vertu de la LFI.

Méthodes de collecte de l’Information personnelle

Nous amassons l’Information personnelle seulement d’une manière légale et équitable et non d’une manière déraisonnablement intrusive. Lorsque possible, nous amassons l’Information personnelle directement auprès de la personne identifiée par l’Information personnelle. Cependant, dans certaines circonstances, nous pouvons amasser l’Information personnelle sur une personne et sur leurs procédures en vertu de la LFI auprès des syndics de faillite ou des créanciers. Cette Information personnelle peut être amassée par le biais de formulaires de demande, d’échanges de documents par courriel ou par télécopieur, lors d’appels téléphoniques ou de rencontres en personne. Nous pouvons également amasser de l’Information personnelle dans des documents publics, y compris les registres publics de la LFI.

Nous amassons l’Information personnelle des Représentants de syndic, y compris les adresses de courriel personnelles, directement auprès des Représentants de syndic, auprès d’un autre Représentant de syndic ou auprès du syndic.

Consentement

Notre formulaire standard, qui est remis aux personnes lors de la procédure en vertu de la LFI, demande leur consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs Informations personnelles dans le but d’offrir des services de conseil et de permettre à Promeric de tenir son rôle dans le cadre de la LFI. En particulier, une Divulgation spécifie que l’Information personnelle entrée au dossier par le syndic de faillite de la personne deviendra publique et accessible à toutes les parties faisant une recherche aux registres de la LFI.

Lorsque l’Information personnelle sera amassée par le biais d’un formulaire de demande, d’échange de documents par courriel ou par télécopieur ou lors d’un appel téléphonique ou d’une rencontre en personne, nous obtiendrons le consentement au moment de la collecte.

L’Information personnelle d’un Représentant de syndic est amassée par courriels, formulaires qui sont envoyés par la poste ou télécopiés ou lors d’appels téléphoniques ou de rencontres en personne.

Utilisation de l’Information personnelle

Nous utilisons l’Information personnelle que nous amassons afin d’offrir des services aux personnes, à leur syndic de faillite, à leurs créanciers et généralement dans le but de faciliter l’efficacité et l’efficience des procédures en vertu de la LFI. À titre d’exemple, notre logiciel informatique est utilisé pour permettre aux syndics de faillite de reformater et de réorganiser l’information et pour préparer les rapports et les avis. Généralement, ces processus utilisent des données regroupées et anonymes plutôt que de l’Information personnelle liée à une personne spécifique. Cependant, dans certains cas, l’Information personnelle peut être utilisée ou pourrait être cernée dans les données regroupées.

Divulgation de l’Information personnelle

En lien avec les services que nous offrons relativement aux procédures en vertu de la LFI, aux personnes, aux syndics de faillite et aux créanciers, nous divulguerons l’Information personnelle comme spécifiée dans le consentement que nous avons obtenu et qui est décrit aux présentes. L’Information personnelle peut être divulguée, sans consentement, lorsque cette Information personnelle est déjà disponible au public, par exemple dans les registres publics liés aux procédures en vertu de la LFI. L’Information personnelle peut être également divulguée à un fournisseur de service tiers, par exemple lorsqu’il est embauché pour nous fournir des services administratifs et que ce tiers est lié par la politique sur la protection des renseignements personnels. Finalement, nous divulguerons l’Information personnelle comme la loi le requiert, par exemple en réponse à une assignation émise par un tribunal.

Sécurité de l’Information personnelle

Comme pour les autres entreprises, nous dépendons des systèmes de communication et des systèmes informatiques qui ne peuvent jamais être exempts de tout virus ou garantis d’être sécurisés de tout accès non autorisé. Cependant, nous prenons toutes les précautions raisonnables pour assurer que l’Information personnelle que nous amassons est protégée de toute perte ou de tout accès non autorisé, des modifications et des divulgations. Compris dans les étapes que nous entreprenons pour protéger l’Information personnelle, nous restreignons l’accès à toute l’Information personnelle contenue dans nos dossiers et nos bases de données aux employés et aux représentants qui demandent l’accès à cette Information personnelle; notre système informatique exige l’utilisation de mots de passe et nous faisons appel à des dispositifs de sécurité informatiques comme des logiciels de sécurité et des pare-feu afin de prévenir le piratage et les accès non autorisés aux ordinateurs.

Conservation et destruction de l’Information personnelle

Promeric conserve l’Information personnelle que nous amassons aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire dans l’optique des objectifs décrits dans cette politique sur la protection des renseignements personnels. Nous détruirons toute Information personnelle lorsqu’il ne sera plus nécessaire de la conserver et de l’utiliser comme décrit aux présentes.

Mise à jour de l’Information personnelle

La mise à jour des Informations personnelles peut être faite par la personne, son syndic de faillite ou ses créanciers par le biais de courriel, de télécopies, au cours d’un appel ou d’une réunion ou encore par le biais des registres publics liés aux procédures en vertu de la LFI.

La mise à jour de l’Information personnelle d’un Représentant de syndic peut être faite par le Représentant de syndic, par un autre Représentant de syndic ou par le syndic.

Accès à l’Information personnelle

Les personnes ont le droit de nous demander un accès à l’Information personnelle que nous détenons sur elles. Dans les cas où les registres sont détaillés et complets, nous fournirons un résumé de l’information. Des demandes plus détaillées qui impliquent des coûts d’archivage ou de récupération pourraient être sujettes à des frais de copie et des frais professionnels.

Le droit d’une personne d’accéder à son Information personnelle n’est pas absolu. Nous pouvons lui refuser l’accès lorsque : le refus de l’accès est exigé ou autorisé par la loi; lui accorder un accès aurait un impact déraisonnable sur la protection des renseignements personnels des autres ou lorsque Promeric détermine que la demande est triviale ou vexante. Dans les circonstances où une demande d’accès à l’Information personnelle est refusée, nous fournirons une explication.

Correction des erreurs

Si l’Information personnelle que nous détenons sur une personne n’est pas exacte, complète et à jour, nous prendrons les mesures raisonnables pour la corriger.

Modifications à cette politique sur la protection des renseignements personnels

Cette politique sur la protection des renseignements personnels est sujette à être modifiée de temps à autre afin d’être conforme aux modifications apportées aux lois et de refléter les modifications faites par Promeric aux services et aux procédures. Une version à jour de cette politique sur la protection des renseignements personnels est publiée sur notre site Internet au www.promeric.com/privacy.

Personne ressource

Si vous avez des questions sur cette politique sur la protection des renseignements personnels ou si vous désirez obtenir un sommaire de l’Information personnelle que nous détenons sur vous pour la consulter et la mettre à jour, veuillez communiquer avec notre chef de la protection de la vie privée au:

Le chef de la protection de la vie privée

Promeric Technologies

2235 Sheridan Garden Drive
Oakville, Ontario
L6J 7Y5

Téléphone : 1.800.307.0370
Courriel: privacy.inquiries@fct.ca