Politique de protection des renseignements personnels

Promeric Technologies, son entité BankExMC et ses sociétés affiliées (collectivement « Promeric ») reconnaissent l’importance de la protection des renseignements personnels et leur degré de confidentialité. La présente politique de protection des renseignements personnels décrit la façon dont nous gérons et protégeons les renseignements personnels et contribuons à protéger la vie privée des personnes dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels.

Renseignements personnels

Les « renseignements personnels » sont les renseignements qui permettent de vous identifier ou de déduire votre identité. Cela ne comprend pas votre adresse d’affaires, le titre de vos fonctions, votre titre professionnel ou votre numéro de téléphone au travail. Toutefois, cela comprend des renseignements comme votre nom et l’adresse de votre domicile, vos antécédents financiers et de crédit, votre âge, votre genre et vos adresses de courriel qui comportent vos noms personnels.

Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements personnels des particuliers dans le cadre de procédures de faillite en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LFI), afin de fournir des logiciels et d’autres services à ces particuliers, à leurs fiduciaires en gestion de faillite et à leurs créanciers.

Nous recueillons également des renseignements personnels auprès des employés et des agents des fiduciaires en gestion de faillite (« les représentants des fiduciaires »), afin de fournir des services aux fiduciaires et de faciliter les communications par courriel entre Promeric, les fiduciaires et les créanciers, dans le cadre du traitement des cas de faillite, en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.

Méthodes de collecte des renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements personnels uniquement par des moyens licites et honnêtes, et jamais d’une façon déraisonnablement intrusive. Dans la mesure du possible, nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de la personne désignée par ces renseignements personnels. Toutefois, dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir des renseignements personnels relatifs à des particuliers et aux procédures les concernant au titre de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité auprès de leurs fiduciaires en gestion de faillite ou de leurs créanciers. Ces renseignements personnels peuvent être recueillis au moyen de formulaires de demande, de documents échangés par courriel ou par télécopieur, ou lors d’appels téléphoniques ou d’entretiens individuels. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels à partir de documents publics, y compris des documents publics concernés par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.

Nous recueillons les renseignements personnels des représentants des fiduciaires, y compris leur adresse de courriel personnelle, directement auprès de ce représentant de fiduciaires ou d’un autre représentant, ou auprès d’un fiduciaire.

Consentement

Nos formulaires standard qui sont fournis aux particuliers dans le cadre d’une procédure au titre de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité prévoient de recueillir leur consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels à des fins liées à la prestation de services de consultation et au rôle de Promeric, en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité. En particulier, une déclaration de confidentialité précise que les renseignements personnels fournis par le fiduciaire en gestion de faillite de la personne seront rendus publics et accessibles à toute partie effectuant une recherche relative aux dossiers concernés par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis au moyen de formulaires de demande, de documents échangés par courriel ou par télécopieur, ou lors d’appels téléphoniques ou d’entretiens individuels, nous demanderons votre consentement au moment de la collecte.

Les renseignements personnels des représentants des fiduciaires sont recueillis par courriel, par formulaires envoyés par la poste ou par télécopieur, par téléphone ou en personne.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour fournir des services aux particuliers et à leurs créanciers des fiduciaires en gestion de faillite, et de façon générale, pour faciliter l’efficacité et l’efficience des procédures concernées par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité. Par exemple, notre logiciel est utilisé pour permettre aux fiduciaires de reformater et de réorganiser les renseignements et de préparer des rapports et des avis. En général, ces processus utilisent des données regroupées et anonymes, plutôt que des renseignements personnels sur des personnes précises. Cependant, dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou identifiés à partir des données regroupées.

Divulgation des renseignements personnels

En lien avec les services que nous fournissons aux particuliers, aux fiduciaires et aux créanciers dans le cadre des procédures concernées par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, nous divulguerons les renseignements personnels comme cela a été spécifié dans les consentements que nous avons obtenus tel que cela est décrit aux présentes. Les renseignements personnels peuvent être divulgués, sans consentement, lorsque ces renseignements personnels sont déjà accessibles au public, p. ex., dans des dossiers publics liés à des procédures concernées par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité. Les renseignements personnels peuvent également être divulgués à un tiers fournisseur de services, p. ex., lorsqu’il est engagé pour nous fournir des services administratifs et que ce tiers est lié par la présente politique de protection des renseignements personnels. Enfin, nous divulguerons des renseignements personnels si la loi le requiert, p. ex., en réponse à une assignation à témoigner émise par un tribunal.

Sécurité des renseignements personnels

Comme d’autres entreprises, nous dépendons de communications et de systèmes d’information informatiques qui ne peuvent jamais être entièrement exempts de virus ou dont la sécurité contre tout accès non autorisé ne peut jamais être totalement garantie. Toutefois, nous prenons toutes les précautions raisonnables possibles pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons et utilisons sont protégés contre la perte et contre tout accès, modification ou divulgation non autorisés. Parmi les mesures que nous prenons pour protéger les renseignements personnels, notons que nous restreignons l’accès à tous les renseignements personnels contenus dans nos dossiers et nos bases de données aux employés et aux agents dont le travail exige l’accès à ces renseignements personnels; nos systèmes informatiques exigent l’utilisation de mots de passe; et nous utilisons des mesures de protection technologiques, comme des logiciels de sécurité et des pare-feu, pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé aux ordinateurs.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Promeric conserve les renseignements personnels que nous recueillons aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire aux fins décrites dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Nous détruirons les renseignements personnels lorsqu’il n’est plus nécessaire de les conserver et de les utiliser de la façon décrite aux présentes.

Mise à jour des renseignements personnels

Les mises à jour des renseignements personnels peuvent être communiquées par la personne, son fiduciaire ou les créanciers, par la poste, par courriel ou par télécopieur, au cours d’appels téléphoniques ou d’entretiens, ou dans les dossiers publics relatifs aux procédures concernées par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.

Les mises à jour des renseignements personnels des représentants des fiduciaires peuvent être communiquées par le représentant des fiduciaires ou un autre représentant de fiduciaires ou par un fiduciaire.

Accès aux renseignements personnels.

Les particuliers ont le droit de nous demander un accès aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet. Dans les cas où les dossiers sont détaillés et volumineux, nous pouvons fournir une synthèse des renseignements. Les demandes plus détaillées qui impliquent des frais d’archives ou d’autres frais de récupération peuvent faire l’objet de frais professionnels et de copie ordinaires.

Le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels n’est pas absolu. Nous pouvons refuser l’accès aux renseignements personnels dans les cas suivants : le refus de l’accès est requis ou autorisé par la loi; l’octroi de l’accès aurait une incidence déraisonnable sur la vie privée des autres; ou si Promeric détermine que la demande est faite pour des motifs frivoles ou vexatoires. Quand une demande d’accès à des renseignements personnels est refusée, nous fournissons une explication.

Correction des erreurs

Si les renseignements personnels que nous détenons sur une personne ne sont pas exacts, complets et à jour, nous prendrons des mesures raisonnables pour les corriger.

Modification de la présente politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels peut être modifiée de temps à autre afin de se conformer aux évolutions de la loi et pour tenir compte des changements apportés aux services et aux procédures de Promeric. Une version à jour de la présente politique de protection des renseignements personnels est publiée sur notre site Web à l’adresse www.promeric.com/privacy/?lang=fr.

Personne-ressource

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de protection des renseignements personnels ou si vous souhaitez obtenir une synthèse des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, pour les réviser et les mettre à jour, veuillez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels à l’adresse :

Agent de la protection des renseignements personnels
Promeric Technologies
2236 Sheridan Garden Driv
Oakville (Ontario)
L6J 7Y5

Téléphone: 1.800.307.0370
Courriel: privacy.inquiries@fct.ca

La présente politique de protection des renseignements personnels a été révisée pour la dernière fois en décembre 2015.